Um caso real, o nosso, e exemplos de como empresas como a sua usariam a FLUXO PRO. Os exemplos são ilustrativos: a nova versão ainda não abriu.
GeometricFever, empresa de tecnologia, Portugal
Antes
Propostas, reuniões, decisões e pesquisa espalhadas por documentos. Cada trabalho novo começava por explicar o contexto outra vez.
Com a FLUXO PRO
Tudo o que a empresa sabe num só sítio, com uma IA a trabalhar sobre isso todos os dias. As reuniões viram decisões, as propostas partem das anteriores e nada se perde.
Empresa de software de gestão de frotas, 12 pessoas
Antes
Cada cliente maior envia um questionário de segurança e proteção de dados com dezenas de perguntas, e o cofundador passa dias a procurar respostas que já deu a outros clientes.
Com a FLUXO PRO
O cofundador revê respostas em vez de as procurar.
O que o cofundador pede
“Responda a este questionário com as nossas políticas e os questionários que já enviámos. O que não estiver escrito em lado nenhum, deixe em branco e assinale.”
O que recebe
Um rascunho em Excel com cada resposta ligada ao documento de onde saiu e as perguntas sem fonte assinaladas para a equipa decidir. Nada segue para o cliente sem aprovação.
Startup de sensores para vinhas, 3 pessoas
Antes
Todos os meses, a cofundadora reconstrói o que a equipa fez a partir de emails, notas e reuniões com o mentor, para escrever o relatório de que depende a bolsa.
Com a FLUXO PRO
O relatório deixa de ser escrito de memória na véspera do prazo.
O que a cofundadora pede
“No dia 25 de cada mês, prepare o relatório no modelo do programa, com o que fizemos e o que ficou combinado com o mentor.”
O que recebe
Um rascunho no modelo do programa, com cada atividade ligada ao documento ou à reunião de onde saiu e a lista do que falta comprovar. O mentor, convidado para o espaço, comenta antes de ela exportar o PDF.
Startup de bicicletas de carga partilhadas, 11 pessoas
Antes
A atualização aos investidores devia sair todos os meses, mas sai quando o fundador encontra uma tarde livre, com números copiados à mão da folha de métricas.
Com a FLUXO PRO
A atualização sai todos os meses, também nos meses difíceis.
O que o fundador pede
“No primeiro dia de cada mês, prepare a atualização aos investidores com os números da folha de métricas, o que conseguimos e o que precisamos deles.”
O que recebe
Um rascunho com os números do mês ligados à folha de onde vieram, os marcos tirados dos documentos do mês e um pedido concreto no fim. O envio só acontece depois de ele aprovar.
Consultora de recursos humanos, 7 pessoas
Antes
Cada proposta começa com alguém a procurar nas pastas antigas a última parecida e a copiar à mão a metodologia e os currículos.
Com a FLUXO PRO
A sócia revê e decide em vez de montar a proposta do zero.
O que a sócia gerente pede
“Prepare a proposta de diagnóstico para uma distribuidora com 60 pessoas, a partir das propostas que ganhámos para empresas parecidas e dos currículos de quem vai estar no projeto.”
O que recebe
Uma primeira versão no modelo da consultora, com cada secção ligada à proposta de onde veio e as alterações em forma de sugestão, para a sócia aceitar ou recusar.
Consultora de fundos comunitários, 5 pessoas
Antes
Os prazos dos avisos e a validade das certidões de cada cliente estão numa folha que alguém revê quando se lembra.
Com a FLUXO PRO
Nenhum prazo depende de alguém se lembrar de abrir a folha.
O que o gestor de candidaturas pede
“No dia 1 e no dia 15 de cada mês, veja a folha das candidaturas e as pastas dos clientes e diga-me o que vence nas três semanas seguintes e que documentos faltam.”
O que recebe
Uma lista por cliente com os prazos próximos, os documentos que não estão na pasta e as certidões com mais de quatro meses, e um email para cada cliente que só sai depois de o aprovar.
Agência de comunicação, 14 pessoas
Antes
O pedido chega espalhado por três emails e uma chamada, e a equipa criativa arranca sem objetivo nem público definidos.
Com a FLUXO PRO
A equipa criativa começa com um brief que o cliente já confirmou.
O que a diretora de contas pede
“Junte os emails da marca desta semana e a gravação da chamada de ontem, faça o brief no nosso modelo e diga-me o que falta perguntar ao cliente.”
O que recebe
O brief no modelo da agência, com cada linha ligada ao email ou ao momento da chamada de onde veio, e as perguntas em aberto, que o cliente, convidado para o espaço, responde no mesmo documento.
Estúdio de design e branding, 5 pessoas
Antes
Os pedidos fora do combinado chegam aos poucos, por email e em chamadas, e quase nunca são cobrados.
Com a FLUXO PRO
O sócio decide o que cobrar antes de o trabalho estar feito.
O que o sócio pede
“Todas as sextas, compare o que o cliente pediu esta semana com a proposta aprovada e diga-me o que ficou fora dela.”
O que recebe
Uma lista com cada pedido, onde foi feito e a parte da proposta que ultrapassa, e um email a propor um orçamento adicional, que só segue com a sua aprovação.
Grupo de networking de referências, 3 pessoas na liderança
Antes
Depois de cada reunião semanal, a vice-presidente escreve à mão um email a cada visitante e, nas semanas mais cheias, alguns só recebem notícias dias depois.
Com a FLUXO PRO
Nenhum visitante fica sem resposta, e a vice-presidente só revê e aprova.
O que a vice-presidente pede
“Todas as quartas de manhã, prepare um email para cada visitante da reunião de ontem, a partir da folha de visitantes e das minhas notas.”
O que recebe
Um rascunho por visitante, com o nome, a área de negócio e o que disse na reunião, à espera da sua aprovação, e uma semana depois o segundo contacto para quem ainda não respondeu.
Rede regional de grupos de networking, 4 pessoas na direção
Antes
Antes de cada conversa de renovação, a diretora junta à mão presenças, referências e notas espalhadas por várias folhas e pastas.
Com a FLUXO PRO
A conversa de renovação começa pelos factos de cada membro.
O que a diretora regional pede
“Todos os meses, no dia 20, veja quem renova nos próximos 60 dias e prepare para cada membro o resumo do último ano: presenças, referências dadas e recebidas e reuniões individuais.”
O que recebe
Uma ficha por membro, em que cada número indica a folha ou a ata de onde veio, e um aviso quando a data combinada para uma conversa passa sem que ela aconteça.
Estúdio de organização de casamentos, 3 pessoas
Antes
Cada casamento envolve mais de dez fornecedores, e as datas de confirmação, provas e entregas estão espalhadas entre emails, contratos e uma folha de cálculo.
Com a FLUXO PRO
Nenhuma confirmação esquecida chega à semana do casamento.
O que a organizadora pede
“Todas as segundas de manhã, veja os casamentos dos próximos 60 dias e diga-me que fornecedores ainda não confirmaram, com um email pronto para cada um.”
O que recebe
Uma lista por casamento com o que está confirmado e o que falta, com o email ou o contrato de onde veio cada informação, e um rascunho por fornecedor em atraso, que só sai com a sua aprovação.
Agência de congressos, 8 pessoas
Antes
Na última semana antes do congresso, as inscrições continuam a mudar, e a coordenadora compara à mão a exportação da plataforma de inscrições com as listas que já enviou ao hotel e aos transferes.
Com a FLUXO PRO
As mudanças de última hora chegam aos fornecedores no próprio dia.
O que a coordenadora de logística pede
“Todas as manhãs desta semana, compare a exportação de inscrições que guardámos na pasta do congresso com a de ontem e prepare as alterações para o hotel e para os transferes.”
O que recebe
Um ficheiro de alterações por fornecedor, com entradas, saídas e mudanças de datas, e o email para cada um, pronto a seguir depois de aprovado. A folha original não é alterada.